ARŞİV TUTANAĞI

Tutanak No: (İlgili kurumun tutanak numarası)

Tutanak Tarihi: .../.../......

Tutanak Düzenleyen: (Adı Soyadı, Unvanı, Kurumu)

Tutanak Düzenleme Yeri: (Arşivin bulunduğu yerin tam adresi)

Hazır Bulunanlar:

• (Adı Soyadı, Unvanı, Kurumu)

• (Adı Soyadı, Unvanı, Kurumu)

Arşiv Bilgileri:

• Arşiv Adı: (Arşivin adı veya numarası)

• Arşiv Türü: (Örneğin, personel arşivi, proje arşivi, mali arşiv vb.)

• Arşiv Sorumlusu: (Adı Soyadı, Unvanı)

• Arşiv Süresi: (Arşivin saklanması gereken süre)

İşlem Konusu: (Tutanakta yapılacak işlemin konusu belirtilir. Örneğin, "Arşiv Teslim Alma", "Arşiv Yok Etme", "Arşiv Transferi" vb.)

İşlem Açıklaması:

(Yapılacak işlemin ayrıntılı açıklaması yapılır. Örneğin, arşiv teslim alma işleminde teslim alınan belgelerin listesi, arşiv yok etme işleminde yok edilen belgelerin listesi, arşiv transferi işleminde transfer edilen belgelerin listesi ve transferin yapıldığı yer bilgisi gibi.)

Tespit Edilen Hususlar:

(Arşivde tespit edilen herhangi bir eksiklik, hasar veya uygunsuzluk varsa ayrıntılı olarak belirtilir.)

Sonuç:

(Yapılan işlemin sonucu belirtilir. Örneğin, arşivin eksiksiz teslim alındığı, belirlenen belgelerin yok edildiği, arşivin belirtilen yere transfer edildiği gibi.)

İmzalar:

• Tutanak Düzenleyen:

• Hazır Bulunanlar:

ÖNEMLİ NOTLAR:

• Bu tutanak örneği genel bir format olup, yapılan işlemin türüne ve kurumun özelliklerine göre uyarlanabilir.

• Tutanakta yer alan tüm bilgilerin doğru, eksiksiz ve anlaşılır olması önemlidir.

• Arşiv tutanakları, arşiv yönetimi süreçlerinin kayıt altına alınması ve denetimi için önemlidir.

HUKUKİ DAYANAK:

• 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu

• 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu

• 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu (Sağlık kurumları için)

EK BİLGİLER:

• Arşiv tutanakları, arşivin güvenliği, bütünlüğü ve erişilebilirliğinin sağlanması için önemlidir.

• Tutanaklar, arşivde yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar ve olası anlaşmazlıklarda delil olarak kullanılabilir.

Umarım bu bilgiler size yardımcı olur. Detaylı bilgi için bir avukata danışmanız faydalı olacaktır.